Een beurs voorbereiden? Denk verder dan alleen je stand

Sta je in november op een beurs? Dan lijkt september misschien nog vroeg om ermee bezig te zijn, maar voor sommige keuzes wil je juist op tijd beginnen.

Een goede plek op de beursvloer is vaak al ruim van tevoren gereserveerd. Daarna komen de uitstraling van je stand, eventuele acties, banners en het drukwerk.

Dat hoeft in september nog niet allemaal klaar te zijn, maar je wilt wel weten wat je gaat doen en wat daarvoor nodig is. Zeker als er nog iets ontworpen, besteld of geproduceerd moet worden.

Want een beursdeelname draait om meer dan alleen een mooie stand.

Wat wil je met de beurs bereiken?

Voordat je begint met banners, folders of een weggevertje, is het slim om eerst te bepalen wat je wilt bereiken.

Wil je nieuwe klanten ontmoeten? Bestaande relaties spreken? Meer naamsbekendheid? E-mailadressen verzamelen? Of vooral zichtbaar zijn binnen je netwerk?

Bij een zakelijke beurs draait het vaak om netwerken. Je spreekt bestaande contacten, ontmoet nieuwe mensen en soms ontstaat uit zo’n gesprek pas maanden later een aanvraag of samenwerking.

Het resultaat van een beurs kun je daarom niet altijd de volgende dag al meten.

Zorg dat mensen een reden hebben om te stoppen

Je kunt natuurlijk achter je stand wachten tot iemand naar je toe komt, maar het is veel leuker om iets te bedenken waardoor een gesprek vanzelf ontstaat.

Denk bijvoorbeeld aan een winactie, quiz of kleine opdracht die past bij jouw bedrijf. Via een QR-code kunnen bezoekers deelnemen en zich eventueel meteen aanmelden voor je nieuwsbrief of een beursaanbieding.

Zo wordt de actie niet alleen iets leuks voor op de beursdag zelf, maar kun je er daarna ook nog iets mee doen.

Een goede beursactie trekt niet alleen aandacht, maar zorgt vooral dat je met elkaar in gesprek komt.

Vergeet het praktische regelwerk niet

Door de jaren heen heb ik verschillende beurzen voorbereid in onder andere Goes, Amsterdam, Londen en Parijs. Dat ging van folders en visitekaartjes tot personeelsplanning, vervoer, hotels en alles wat er op de stand nodig is.

Is er stroom? Wie neemt het koffiezetapparaat mee? Zijn er voldoende visitekaartjes? Is alles op tijd geleverd? Wie staat wanneer op de stand?

Juist dat praktische stuk vind ik leuk om vooraf goed door te nemen. Als alles goed is voorbereid, kan het team zich tijdens de beurs bezighouden met waar het uiteindelijk om draait: mensen spreken.

Dat ging ooit bijna mis tijdens een beurs in Parijs. Een collega en ik reisden op de dag zelf met de Thalys, omdat dat een hotelovernachting scheelde. Onderweg reed onze trein tegen een everzwijn en kwamen we pas in de middag aan.

Wij zouden de stand inrichten. Bij aankomst stond alles dus nog in dozen en was zelfs de koffiehoek niet klaar.

Sindsdien weet ik: degene die het praktische gedeelte regelt, kan misschien toch beter iets eerder aanwezig zijn. 😉

Denk ook aan je zichtbaarheid vóór de beurs

Je hoeft niet te wachten tot de beurs begint voordat je laat weten dat je er staat.

Kondig je deelname vooraf aan op LinkedIn of Instagram, nodig klanten uit en zet bijvoorbeeld tijdelijk in je zakelijke e-mailhandtekening:

Wij staan op [naam beurs] – standnummer XX

Heb je een link waarmee relaties een gratis e-ticket kunnen aanvragen? Zet die er meteen bij.

Je mailt in de weken voor een beurs waarschijnlijk toch met klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten. Gebruik die momenten om je beursdeelname onder de aandacht te brengen.

Je beursdeelname begint voor je zichtbaarheid eigenlijk al vóór de beursvloer.

Vergeet de opvolging niet

Op de beurs zelf kun je foto’s en korte video’s maken, Stories plaatsen of een kijkje achter de schermen delen.

Ook na afloop kun je daar nog veel mee. Plaats een terugblik, bedank bezoekers en volg interessante contacten op. Hebben mensen zich aangemeld voor je nieuwsbrief of beursactie? Bouw daar dan op voort.

Ik kijk bij een beurs daarom niet alleen naar wat er op de beursvloer gebeurt, maar naar alles eromheen: van voorbereiding en zichtbaarheid vooraf tot content en opvolging achteraf.

5 tips voor een goede beursvoorbereiding

1. Bepaal vooraf wat je wilt bereiken
Weet waarom je op de beurs staat. Dat maakt het makkelijker om te bepalen welke stand, actie en communicatie daarbij passen.

2. Geef bezoekers een reden om te stoppen
Denk na over een actie, quiz of opdracht die past bij jouw bedrijf en uitnodigt tot een gesprek.

3. Zorg dat je vóór de beurs al zichtbaar bent
Gebruik je website, social media, nieuwsbrief en zakelijke e-mailhandtekening om te laten weten waar en wanneer je aanwezig bent.

4. Maak een praktische checklist
Van banners en visitekaartjes tot stroom, koffie, personeelsplanning en vervoer. De kleine dingen wil je op de beursdag zelf niet meer hoeven regelen.

5. Bedenk vooraf hoe je opvolgt
Nieuwe contacten zijn pas echt waardevol als je er iets mee doet. Plan daarom tijd voor opvolging, een terugblik en het hergebruiken van foto’s en video’s.

Een beurs duurt misschien maar een paar dagen, maar met een goede voorbereiding en opvolging kun je er veel langer iets aan hebben.

Sta je dit najaar op een beurs en kun je wel wat hulp gebruiken bij de voorbereiding, communicatie of content eromheen? Stuur me gerust een bericht.